¿Qué es la comunicación efectiva? Las mejores técnicas

El ser humano es un ser sociable por naturaleza, sentimos la necesidad de comunicar nuestras ideas, sentimientos y pensamientos a los demás para encontrar temas en común, para encontrar un sentido de pertenencia, para sentirnos comprendidos, pero… ¿De qué formas podemos mejorar el proceso de comunicación con los demás y cómo podemos aplicarlo al mundo empresarial? 

Vamos a averiguarlo.

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva ocurre cuando dos o más personas pueden conversar de manera objetiva, sin malos entendidos o malas interpretaciones de las ideas, pensamientos o sentimientos que se están compartiendo en el momento. 

Este tipo de comunicación es importante aplicarla a todos los aspectos de la vida cotidiana. Sin embargo, adquiere un nuevo significado cuando se aplica dentro de una organización, ya que al verlo de manera global, el impacto de la comunicación efectiva entre los miembros de la empresa puede mejorar el ambiente laboral, la motivación e, incluso, la productividad de los trabajadores.  De esta manera, ellos se sienten escuchados y precisamente por eso están más abiertos a escuchar. 

Para lograr una comunicación efectiva debe haber un balance entre la comunicación eficaz y la comunicación asertiva.

• La comunicación eficaz permite que el objetivo de los mensajes que se transmiten se cumplan. 

• La comunicación asertiva permite que se mantenga un ambiente comprensivo y empático para que el mensaje sea recibido de una mejor manera. 

Características y elementos de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva tiene las siguientes características:

• Es sencilla de comprender: ya que su objetivo principal es transmitir un mensaje claro.

• Es de interés para el receptor: la conversación debe ser de interés para ambas partes, pero especialmente para el receptor del mensaje, que en este caso serían los diferentes equipos de trabajo de una empresa. 

• Es concisa y objetiva: es elemental no irse por las ramas al momento de comunicar un mensaje de forma efectiva, porque la importancia del mensaje se puede perder en los detalles. 

Elementos de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva tiene una serie de elementos particulares que son vitales para que todo el proceso se desarrolle de manera óptima: 

Claridad

Es de gran importancia que el mensaje sea claro y conciso para que no haya espacio para dudas o ambigüedades.

Propiedad

Se debe tener absoluto dominio de la información que se va a transmitir, no solo para expresarlo de forma clara y profesional, sino para que tenga el nivel de formalidad que va de la mano al momento de comunicar un mensaje a nivel empresarial. 

Retroalimentación

Es importante tener feedback de la o las personas con las que se tiene la conversación, porque además de ser de buena educación, es un indicativo de que el punto se entiende, y es una herramienta que fomenta la comunicación e intercambio de ideas por parte del receptor. 

Respeto

Es un elemento fundamental en cualquier tipo de conversación, ya que de eso depende directamente la atención que se recibe. 

Empatía

Todos los seres humanos necesitamos sentirnos comprendidos. El elemento de la empatía es fundamental en cualquier forma de comunicación. Estar atento, escuchar activamente y tener una mentalidad abierta a las diferentes opiniones que se puedan generar ante un tópico es crucial para que el mensaje a ser transmitido se entienda mejor y más rápido. 

Nadie gastará energía ni atención en ponerse a la defensiva o «escuchar» solo para contestar y tener la razón. 

Tipos de comunicación efectiva

Dentro de una organización existen cinco tipos de comunicación efectiva y cada uno juega un papel indispensable para las nuevas generaciones, que están en la constante búsqueda de ser escuchados y de escuchar con más atención y respeto. 

1. Comunicación formal: este tipo de comunicación trata únicamente temas de trabajo, y se basa en reglas organizacionales basadas en la posición o rango que el colaborador ocupa dentro de la empresa. ‍
2. Comunicación informal: se genera de manera natural e instantánea para resolver algún problema de comunicación que pueda surgir en el momento, no se necesita de ningún protocolo formal para ejecutarse. 
3. ‍Comunicación ascendente: este tipo de comunicación se genera cuando se transmiten mensajes desde los colaboradores de la empresa hacia los directivos de la misma, pueden ser sugerencias o manifestaciones de incomodidades. ‍
4. Comunicación descendente: se genera cuando los directivos de la empresa le transmiten un mensaje a los colaboradores, por lo general se hace durante reuniones mensuales para realizar anuncios, hacer lluvia de ideas para futuros proyectos, entre otras cosas. ‍
5. Comunicación lateral: se genera entre los directivos de la empresa y los colaboradores o posibles colaboradores, un ejemplo muy claro son las entrevistas de trabajo. 

Técnicas para lograr una comunicación efectiva

La importancia de la comunicación efectiva no recae únicamente en lo que se dice. La forma en la que se dice, el lenguaje verbal y el lenguaje no verbal poseen la misma importancia cuando se quiere comunicar un mensaje de manera efectiva, respetando así a todos los compañeros de trabajo y los diferentes puntos de vista que puedan tener ante una situación. 

Técnicas para una comunicación verbal efectiva

Te presentamos algunas técnicas para una comunicación verbal efectiva:

• Ser cuidadoso con las palabras: Recuerda que somos amos de lo que callamos y esclavos de lo que decimos, tómate un momento para organizar tus ideas antes de decirlas, la reflexión es aliada de una buena comunicación. 

• Cuida el tono de voz: Las palabras que dices son importantes, y el tono de voz en el que las dices también. Procura que el mensaje que quieres transmitir sea complementado con el tono de voz adecuado para así generar un mayor impacto y atención en los receptores. 

• Tener un buen volumen de voz: Esto requiere de práctica. No es lo mismo gritar a tener un tono de voz lo suficientemente fuerte e impactante para que cada una de las personas de una habitación dejen lo que están haciendo y se dediquen a escucharte. Tu voz debe transmitir la importancia del mensaje sin llegar a rayar en la desesperación de los gritos. 

• Ser conscientes de nuestro estado emocional: Somos humanos, no somos robots ni máquinas hechas para trabajar. Tenemos emociones complejas y estados de ánimo que pueden variar día a día, lo crucial es ser conscientes de cuando nuestro estado emocional pueda afectar nuestra actitud y porte al momento de transmitir un mensaje.

• Tener en cuenta el contexto: Es fundamental leer el ambiente en el cual se va a hablar porque la recepción del mensaje puede depender mucho del mismo. Si bien hay infinidad de situaciones que se escapan de nuestro control, está de nuestra parte adaptar el mensaje al contexto para que no esté fuera de lugar. 

• Dar cumplidos de manera ocasional: En el libro Cómo ganar amigos e influir sobre las personas su autor, Dale Carnegie expone un punto muy interesante, y es que todos los seres humanos tenemos un apetito inmenso por ser apreciados y reconocidos, y mediante cumplidos y demostraciones de aprecio sinceras, podemos generar gran impacto en las personas que nos rodean.

«La diferencia entre la apreciación y la adulación es muy sencilla. Una es sincera y la otra no. Una procede del corazón; la otra sale de la boca. Una es altruista y la otra egoísta. Una despierta admiración universal, la otra es universalmente condenada».

• Ser empático: Saber percibir, entender y reconocer las emociones y sentimientos de los demás de manera sincera es una cualidad muy importante, ya que causará un gran impacto en los demás, por lo que le tendrán un profundo respeto y siempre escucharán atentamente lo que tenga para decir. 

• Escucha de manera atenta y haz preguntas: Dale Carnegie también expone en el libro antes mencionado que «escuchar es tan importante en la vida cotidiana como en el mundo de los negocios».

En un mundo en el que la gente solo escucha para responder, o solo para demostrar que ellos tienen razón, un buen oyente con escucha activa que de verdad se interese en lo que el otro tiene para decir es algo muy raro y valioso. 

Si conoces el punto de vista de tus compañeros de trabajo y demuestras interés haciendo preguntas y animándolos a expresar sus ideas de manera recurrente, ayudarás a generar un espacio ideal para la comunicación efectiva.

Técnicas para una comunicación no verbal efectiva

Ahora te presentamos algunas técnicas de comunicación no verbal efectivas: 

• Cuida tu postura: Los movimientos del cuerpo, la postura, en fin, el lenguaje corporal en general, aportan peso al momento de transmitir un mensaje, ya que pueden ayudar a enriquecer las ideas que se están compartiendo y a captar la atención de los demás. 

• Mantén contacto visual: Los ojos son la parte del cuerpo más expresiva de todo el cuerpo, mantener el contacto visual demuestra interés en el otro y seguridad en uno mismo. 

• Sé cuidadoso con los gestos y expresiones faciales: La gesticulación del rostro dice mucho sobre cómo se comparte o se recibe un mensaje, procura que esté alineado con lo que dices y evita hacer algún gesto negativo o de duda que pueda distraer la atención de los receptores. 

Si eres líder de una organización y necesitas ayuda para tener una comunicación efectiva con tu equipo, contáctanos y te ayudamos.